Menu

Vanaf vandaag start op deze plek een nieuwe reeks blogs, gebaseerd op onze ervaringen met het ‘relationeel risicomanagement’, tot nu toe vooral bekend onder de naam: Risicomanagement 2.0. Een aanpak waarbij verwachtingen, houding, communicatie en interactie onder de loep worden genomen als potentiele kansen of risico’s voor een effectieve samenwerking. 
We delen de inzichten, ervaringen en opvattingen die we hebben opgedaan met de vele sessies die we inmiddels begeleid hebben. Deze blog vormt de eerste in een reeks van 12.

Met goede moed

Voor vandaag is een conferentiezaal geboekt. We zijn hier voor een RM 2.0 sessie. De mensen met wie ik vandaag werk, zijn de verantwoordelijken in een groot traject, van zowel opdrachtgevers- als opdrachtnemerskant. We zitten bij elkaar omdat ‘er wel wat incidentjes gespeeld hebben’, zoals de initiatiefnemer van de sessie het verwoordt.

Die ‘incidentjes’ lijken van een afstandje vooral te gaan over contractuele afspraken en procedures. Wie beter kijkt, ziet dat het ten diepste raakt aan vertrouwen, integriteit en vakmanschap.
De vriendelijke lunch van eerder die dag, staat in schril contrast met de scherpte van het gesprek, nog geen uur later. Mensen zijn teleurgesteld, beledigd, boos. Hoe meer ik erop doorvraag, hoe meer we ontdekken dat (onuitgesproken) verwachtingen niet worden waargemaakt.

“Weet je wat het is? Het gaat jullie alleen maar om geld!” roept de opdrachtgever dan ineens. Iedereen schrikt. Eén persoon aan de opdrachtnemerskant verschiet van kleur. Als ik dat opmerk, wordt hij fel: “Om het geld?! Ik werk keihard, wil alleen maar een prachtig product neerzetten, goed werk leveren en zo goed mogelijk de risico’s in dit project signaleren en voorkomen!” Daar blijkt één van de vele apen uit de mouw te komen: de opdrachtnemer zoekt veel contact over de risico’s, ze schrijven analyses en onderbouwingen uit om de opdrachtgever te overtuigen van de noodzaak voor een beheersmaatregel. De opdrachtgever ervaart echter alleen maar ‘gedoe’: al dat praten over risico’s geeft hem het gevoel dat de opdrachtnemer niet met oplossingen komt, alleen maar in problemen denkt en vooral problemen voorziet wanneer hun budget in gevaar komt. De opdrachtnemer voelt zich intussen niet meer serieus genomen wanneer er vragen komen over het werk, of controles worden gedaan in het veld. De opdrachtgever ervaart het als een moeizaam proces om de juiste informatie tijdig te krijgen.

Het patroon wordt aan de hand van dit en vele andere voorbeelden duidelijk: de opdrachtnemer doet aannames over wat de opdrachtgever verwacht, maar toetst deze niet en levert daardoor – in dit geval – teveel. De opdrachtgever trekt ondertussen conclusies over de belangen of intenties van de opdrachtnemer, maar koppelt deze niet terug. Gebeurtenissen die daarop volgen, voeden al die aannames en beelden over elkaar.

Als begeleider vraag ik me op dit punt – nu, in dit gesprek, maar ook bij al die andere sessies waarin vergelijkbare patronen zich voordoen – altijd even af: hoe komen we hieruit? Het antwoord ligt in het gemopper van de groep. In al die boosheid vertelt iedereen vooral wat hij níet meer wil, wat hij vervelend vindt, waar hij last van heeft. Dus we gaan op zoek naar wat men wél wil.

Allereerst door te onderzoeken welke bedoelingen áchter deze voorbeelden liggen. Bijvoorbeeld: wat is het belang van controles in het veld?  Doe je dat omdat je het werk niet vertrouwt? “Nee”, antwoordt de opdrachtgever, “dat doen we omdat wij dat moeten. Het zijn instrumenten waarmee wij verantwoording afdragen aan ónze opdrachtgevers.” En zo blijkt dat bij veel voorbeelden het misverstand dáárin zit: de achterliggende bedoeling wordt in twijfel getrokken, wat wantrouwen en afstand in de hand werkt.
Ook kijken we naar wat ieder nodig heeft om dit ook waar te maken. “Als jij een risico voorziet”, zegt de opdrachtgever, “bel me dan even. Dan kunnen we samen bepalen of we hier verder werk van willen maken.” Daar gaat de opdrachtnemer graag in mee. “En wat is daarin voor jou belangrijk?” vraag ik aan de opdrachtnemer. “Dat je dan je telefoon opneemt. Dat als ik bel of mail, je dat signaal serieus neemt en begrijpt dat ik alleen contact zoek als ik ook echt iets te overleggen heb.”

We spreken nog wat van dit soort aannames en kaders uit. Er wordt gelachen. Er is weer contact. We komen tot heldere principes die vanaf nu gelden: openheid, contact zoeken, niet mailen maar bellen. En zo ontstaat een nieuw contract, maar nu één op het niveau van de relatie en het vertrouwen!

Ons team:

Taco Verkerk
Henberto Remmerts
Marloes de Jong
Cathrien Heusinkveld
Chantal Schrijver
Johan van Alphen
Arnoud Spit
Manja Buijen

Deel de pagina: