Menu

Hoe je problemen in de samenwerking oplost

Zo kan het ook…

Enige tijd geleden mocht ik een bijeenkomst begeleiden waarbij een projectteam, met collega’s van zowel opdrachtgevers- als opdrachtnemerskant, in gesprek wilde over de effectiviteit van hun samenwerking. Ze wilden het hebben over de communicatie, structuur en helderheid. Of beter gezegd: het gebrek daaraan.

Veelvoorkomende problemen in de samenwerking
Nu heb ik al veel teams begeleid, in een soortgelijke setting. Daardoor kan ik – soms op voorhand al – goed inschatten waar de knelpunten zitten, welke patronen zich mogelijk voordoen en welke oplossingen de voorkeur van het team heeft. Zo is een veel voorkomend probleem in de samenwerking dat de aannemer zich niet serieus genomen voelt of aangetast in het vakmanschap, door een kritische of controlerende houding van de opdrachtgever. Ook zien we regelmatig dat dat beeldvorming de verhoudingen verstoort: de opdrachtgever meent dat de opdrachtnemer alleen op geld uit is (wat het hiervoor genoemde pijnpunt aanwakkert) of de opdrachtnemer vindt dat de opdrachtgever onvoldoende verantwoordelijkheid neemt voor onvoorziene situaties (wat voeding is op het zojuist genoemde beeld).
Door terug te gaan naar wat ieder daarin belangrijk vindt en welke impliciete verwachtingen er leven over rollen en verantwoordelijkheden, kunnen we vaak een aantal misvattingen uit de weg ruimen, beeldvorming nuanceren en helpen de gedeelde focus aan te scherpen.

Doorbraak door openhartigheid opdrachtgever
In de bijeenkomst van dit specifieke projectteam gebeurde echter iets opmerkelijks. Na de gebruikelijke, beleefde uitwisseling van ervaringen, zorgen en wensen, zat de doorbraak dit keer in de openhartigheid aan opdrachtgevers zijde. Eén van die teamleden stelde zich onverwacht kwetsbaar op en vertelde hoe híj zich niet serieus genomen voelde in zijn vele pogingen om mee te denken, focus aan te brengen en suggesties aan te dragen. Hij sprak het team van de opdrachtnemer aan op hun tekort aan transparantie over hoe zij met de aandachtspunten aan de slag waren, een gebrek aan communicatie over signalen, dilemma’s en risico’s.

“Weet je hoe frustrerend het is om te wíllen helpen, te willen samenwerken aan oplossingen, maar daarop niet gehoord te worden?! En snap je hoe vervelend het is om dan uiteindelijk te moeten wijzen op het contract, of zelfs met sancties of juridische stappen te moeten komen?”

Niet eerder heb ik meegemaakt dat het de opdrachtgever was die vastliep en zich niet gehoord voelde! En niet eerder heb ik zo’n adequate reactie vanuit de opdrachtnemer gezien. Die luisterde goed, schrok zichtbaar en deelde dit hardop. “Ik had geen idee…” en: “Ja, dán snap ik wel waarom je niet tevreden bent over het werk dat we leveren.”

Er kwam meer begrip
Wat er daarna gebeurde was een prachtige illustratie van wat er in de praktijk méér nodig is. De mensen luisterden naar elkaar, ze vroegen door en deelden hun eigen frustraties en zorgen. Ze maakten contact op wat zich onder de waterlinie afspeelde. En dat luchtte op – er werd weer gelachen (in plaats van wéggelachen) en er kwam meer begrip voor de positie en het gedrag van de ander. Wat resulteerde in een sterke bereidheid om dit met elkaar anders te gaan doen.

Doorvragen op belangen en behoeften
We maakten afspraken over doorvragen op belangen en behoeften (Waarom stel je deze vraag? Of: Wat wil je bereiken met dit overleg? Of: Wat heb je nodig van mij?), het benoemen van emoties (Ik zie dat je ervan baalt? Of: Ik schrik er echt van!) en het toetsen van verwachtingen (Klopt het dat we nu eerst X doen, en daarna Y afmaken?). Iets wat ter plekke gebeurde en waar iedereen de meerwaarde van ervaarde.

Inzicht, bereidheid en urgentie voelen
De kunst is om in de waan van alledag alert te blijven op dit soort nog ongewone manieren van communicatie en te experimenteren met je eigen gedrag. Inzicht, bereidheid en urgentie voelen zijn belangrijke voorwaarden voor een effectieve toepassing in de praktijk. Maar of het daadwerkelijk gaat lukken, zal afhangen van ieders individuele inzet, vermogen en acties in het hier en nu… Wordt vervolgd!

Ons team:

Taco Verkerk
Henberto Remmerts
Marloes de Jong
Cathrien Heusinkveld
Chantal Schrijver
Johan van Alphen
Arnoud Spit
Manja Buijen